Những điều cần lưu ý trong công tác lưu trữ hồ sơ 1

Những điều cần lưu ý trong công tác lưu trữ hồ sơ

Lưu hồ sơ là công tác thường thấy ở các công ty và các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên công tác lưu trữ hồ sơ có những lưu ý gì cụ thể cần nắm chắc thì không phải ai cũng nắm được. Bài viết dưới đây xin đề cập tới những lưu ý trong quá trình lưu trữ tài liệu, hồ sơ cho doanh nghiệp.

Xem xét độ an toàn của kho

Khi lưu trữ hồ sơ, hãy đảm bảo độ an toàn của kho để đảm bảo rằng tài liệu của bạn sẽ được bảo vệ một cách tốt nhất. Kiểm tra xem có có không gian thoáng mát hay không, có bị ngập nước hay không, hệ thống phòng chống cháy nổ và an ninh giám sát ra sao,…nếu mọi thứ đều đảm bảo thì hãy lựa chọn kho này làm nơi để lưu trữ hồ sơ.

Những điều cần lưu ý trong công tác lưu trữ hồ sơ 1

Sử dụng thùng đựng an toàn với dây dày, cứng được cấu tạo từ nhựa hoặc sắt không gỉ. Thùng hồ sơ cần đảm bảo có kích thước vừa phải, tránh quá lớn vì giấy thường khá nặng gây khó khăn khi sắp xếp và vận chuyển.

Hãy đảm bảo kho lưu thường xuyên được xịt khử côn, hãy xịt thuốc các thùng trước khi lưu trữ để đảm bảo hơn. Hồ sơ, tài liệu cần được bảo quản khô ráo trước khi đóng gói.

Sắp xếp hồ sơ – tài liệu

Hãy sắp xếp hồ sơ và tài liệu sao cho khoa học nhất tùy thuộc vào tính chất tài liệu cũng như nhu cầu của công ty. Nên phân loại hồ sơ theo từng loại hồ sơ, phân

loại theo từng phòng ban, theo mức độ quan trọng, theo thời gian từng năm,…

Bên ngoài các hộp đựng tài liệu, bạn nên đánh số thứ tự cho từng thùng và đi kèm mảnh giấy ghi chú thông tin sơ bộ của những hồ sơ, giấy tờ bên trong. Hãy ghi chú vào cùng một góc thống nhất, cùng một quy cách để có thể tiện theo dõi và giám sát. Nên để các thùng hồ sơ này ở vị trí thấp, ngang tầm với có ánh sáng tốt và dễ quan sát.

Những điều cần lưu ý trong công tác lưu trữ hồ sơ 2

Nếu số lượng tài liệu của công ty bạn trong quá trình luu ho so http://www.luuhoso.com/ quá lớn, số lượng thùng nhiều và để ở nhiều ngăn kệ khác nhau, bạn nên lập sơ đồ mô tả vị trí. Đồng thời, bạn hãy tạo một folder kiểm soát trên máy tính để lưu trữ tất cả thông tin này vào máy tính. Các công ty thuê kho thường sẽ cung cấp tới bạn bảng báo cáo mỗi tháng. Tuy nhiên bạn cũng nên tạo một file dữ liệu riêng cho mình để dễ kiếm soát.

>> Xem thêm: Shop Cửa Hàng Bán Vali Kéo Giá Rẻ Tại Tphcm

Xử lý tài liệu hồ sơ

Không nên sử dụng các loại thun cao su, kẹp giấy hoặc kẹp kim loại vì chúng sẽ bị biến chất và gỉ sét theo thời gian. Gi ấy tờ của bạn sẽ có thể bị ố bẩn và mục nát. Các giấy tờ cần được sắp xếp ngay ngắn, tránh gấp hay nhăn nhúm.

Mỗi thùng nên để số lượng vừa đủ tài liệu và thừa thêm khoảng trống nhỏ  để có thể trích lục dễ dàng. Không nên nhồi nhét quá nhiều tài liệu sẽ dễ gây rối và nhầm lẫn trong khi tìm kiếm. Với các tài liệu mờ hoặc đặc biệt quan trọng, hãy tạo thêm bản sao để tránh khi lưu kho tài liệu bị thiếu sót hay phai màu. Mồ hôi tay cũng là nguyên nhân khiến tài liệu ẩm ướt, bạn nên mang bao tay hoặc đảm bảo tay sạch sẽ khô ráo khi sắp xếp tài liệu.

Hãy thực hiện lưu kho cẩn thận vì chúng là những giấy tờ và chứng từ có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Vì thế cần cẩn trọng trong mọi khâu để bảo quản chúng an toàn nhất có thể.

Những điều cần lưu ý trong công tác lưu trữ hồ sơ 3

Trên đây là những điều cần lưu ý trong công tác lưu hồ sơ để bạn thực hiện sao cho hiệu quả nhất. Khi có nhu cầu thuê kho lưu trữ, bạn hãy tham khảo Vinamoves để chọn cho mình dịch vụ lưu trữ chất lượng nhất thị trường.

https://bandonhadat.vn/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *