Sắp xếp tài liệu lưu hồ sơ

Những lưu ý khi thực hiện lưu trữ hồ sơ

Lưu hồ sơ có lẽ không còn quá xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay bởi nhu cầu quản lý, bảo quản hồ sơ là việc vô cùng quan trọng và cần thiết.

Hồ sơ giữ một vai trò rất quan trọng trong việc kinh doanh giữa doanh nghiệp với nhau cũng như đối với pháp luật nhà nước. Mỗi hồ sơ, tài liệu lại có tính chất và thời hạn lưu trữ khác nhau gây khó khăn trong quá trình lưu trữ. Vậy cần lưu ý những gì khi thực hiện luu chung tu?

Những lưu ý khi thực hiện lưu trữ hồ sơ

Những lưu ý khi thực hiện lưu trữ hồ sơ

Đánh giá chất lượng kho

Đối với các doanh nghiệp tự xây và quản lý kho cần phải tìm hiểu kỹ về quy trình xây dựng và quản lý kho đúng cách, còn với doanh nghiệp sử dụng dịch vụ thuê kho lưu trữ thì phải lựa chọn được đơn vị lưu hồ sơ uy tín, đảm bảo chất lượng.

Bạn có thể xem xét và kiểm tra về các yếu tố như kho có khô thoáng không?. Có bị ngập nước không? Có được trang bị hệ thống phòng cháy chữa cháy và camera không? An ninh, bảo vệ ra sao? Nếu đáp ứng đầy đủ các tiêu chí này thì bạn có thể cân nhắc sử dụng nơi đây làm kho lưu hồ sơ

Tài liệu phải được đựng trong các thùng dày, chắc chắn có thể làm từ nhựa hoặc thép không gỉ. Kích thước không cần quá lớn sẽ gây khó khăn trong khâu vận chuyển và di dời.

Kho đảm bảo vệ sinh thường xuyên, được xịt thuốc diệt mối, mọt định kỳ để hạn chế những yếu tố ngoại vi tác động đến hồ sơ lưu trữ. Môi trường xung quanh phải luôn khô ráo vì nếu ẩm ướt sẽ dễ gây nên nấm mốc hư hại tài liệu.

Đánh giá chất lượng kho lưu hồ sơ

Đánh giá chất lượng kho lưu hồ sơ

Sắp xếp tài liệu

Dựa vào tính chất quan trọng, mức độ ưu tiên có thế tiến hành phân loại và sắp xếp hồ sơ theo một quy tắc phù hợp. Ví dụ như phân loại theo ngày tháng, theo từng phòng ban hay mức độ quan trọng của hồ sơ.

Dán nhãn và ghi chú đầy đủ thông tin cho từng thùng tài liệu sao cho bạn có thể nhận biết và tìm thấy ngay lập tức khi tìm. Nên sắp xếp các thùng hồ sơ ở nơi có vị trí thấp ngang với tầm nhìn để dễ dàng trong quá trình tìm kiếm và quản lý.

Các bài viết bạn nên tham khảo:

Lập sơ đồ và danh mục để quản lý, đây là biện pháp giải quyết cho vấn đề lượng hồ sơ quá nhiều không thể quản lý hết. Không những vậy việc này còn giúp bạn dễ dàng kiểm soát lịch sử xuất ra và bổ sung vào của hồ sơ, hạn chế được những thất lạc không đáng có.

Sắp xếp tài liệu lưu hồ sơ

Sắp xếp tài liệu lưu hồ sơ

Bài viết đã nêu ra giúp bạn một vài lưu ý khi lưu trữ hồ sơ mà bạn cần biết trước khi có quyết định đưa hồ sơ vào kho.

Ngoài ra, với những tiêu chí này bạn cũng có thể sử dụng để đánh giá chất lượng của một đơn vị lưu hồ sơ mà bạn dự định sử dụng. Chúng tôi với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này tự tin là người bạn đồng hành uy tín, đảm bảo chất lượng hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp.

Liên hệ ngay với chúng tôi nếu như bạn đang quan tâm đến dịch vụ lưu hồ sơ hay còn bất kỳ câu hỏi nào đang cần được giải đáp nhé.

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

  • Địa chỉ: B6 Khu Biệt Thự, Thanh Đa, Phường 27, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh 700000, Việt Nam
  • Điện thoại: 0286 258 9547 – 0286 258 9548
  • Email: Hotro_khohoso@vinamoves.com

Tác giả: Hoàng Nam

Nguồn: https://www.luuhoso.com/

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *